Politique de protection des renseignements personnels

L’objectif principal de cette politique est d’assurer la protection des informations personnelles tout en établissant des directives claires pour la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation, la destruction et la gestion des données au sein de Les Bâtiments Kolabor. Elle s’applique à toutes les parties prenantes, y compris la direction, les employés, les fournisseurs et partenaires. Elle informe également toute personne concernée, qu’il s’agisse de clients, d’employés ou d’autres individus, sur la manière dont Les Bâtiments Kolabor traite leurs renseignements personnels.

1. Responsabilité

Les Bâtiments Kolabor assume pleinement la responsabilité de la protection des renseignements personnels sous sa juridiction. Les données collectées, utilisées, communiquées, conservées ou détruites le sont conformément à cette politique afin de préserver la confidentialité de chaque individu.

Le responsable de la sécurité des données doit :

Superviser et examiner les pratiques et procédures internes de traitement des renseignements personnels ainsi que le respect des lois en vigueur;
Proposer des mesures pour assurer la protection continue des renseignements personnels en fonction des évaluations des risques;
Mettre en œuvre les mesures nécessaires pour sécuriser les renseignements au sein de l’entreprise;
Assurer la conformité et la formation du personnel sur les meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels;
Coordonner, enquêter et répondre aux demandes et plaintes relatives aux données personnelles;
Communiquer avec les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (CAI) en cas d’incident de fuite ou de violation de données;
Tenir un registre des incidents liés aux renseignements personnels.

Protection collective : La protection des renseignements personnels est l’affaire de tous. Aucune représaille ne peut être prise contre un individu ayant déposé une plainte ou ayant participé à une enquête de la CAI.

2. Collecte des renseignements personnels

Les informations personnelles sont recueillies uniquement lorsque nécessaire pour les activités et fonctions de l’entreprise, et ce, en conformité avec les lois et normes applicables. La collecte se fait principalement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf exceptions prévues par la loi.

Exemples de collecte :

Informations sur les employés pour répondre aux obligations légales et aux besoins d’urgence;
Informations sur les clients pour gérer les dossiers, contrats, logiciels et facturation.

Toutes les données collectées sont traitées avec la plus grande confidentialité et sécurité. Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en place pour empêcher tout accès non autorisé et pour former régulièrement le personnel aux pratiques de confidentialité.

3. Consentement et exactitude

Le consentement libre et éclairé est requis pour toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels. Avant toute collecte, l’entreprise s’assure que le consentement est obtenu de manière distincte et documentée, avec des informations claires sur la finalité et l’usage des données. Les individus peuvent demander la correction de renseignements inexactes.

4. Limite de l’utilisation

Les renseignements personnels ne sont utilisés que pour les fins pour lesquelles le consentement a été obtenu. Ils peuvent être transmis à des tiers uniquement lorsque nécessaire pour les activités décrites. Les Bâtiments Kolabor n’est pas responsable de l’usage fait par les tiers.

5. Protection des renseignements personnels

Les mesures mises en place incluent :

Utilisation des renseignements uniquement lorsque nécessaire;
Confidentialité des données accessibles par le personnel uniquement dans le cadre de ses fonctions;
Sécurisation des dossiers physiques et électroniques (accès restreint, verrouillage, double authentification);
Destruction sécurisée des documents papier et suppression des accès à la fin d’une relation d’affaires.

Chaque individu doit contribuer à la protection des informations. Tout incident suspect doit être signalé immédiatement au responsable de la protection des renseignements personnels.

6. Durée de conservation

Les renseignements personnels sont conservés selon les obligations légales et la durée nécessaire aux activités de l’entreprise. Les informations inutiles sont détruites ou anonymisées.

7. Transparence

Les Bâtiments Kolabor s’engage à informer les clients, employés, stagiaires et partenaires des pratiques de traitement des données et de leurs finalités.

8. Accès et modification

Toute personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels, leur rectification ou le retrait de son consentement à la communication des données. Les demandes doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels à : info@kolabor.ca

Une réponse est fournie dans un délai de 30 jours. Si la demande ne peut être satisfaite, une justification légale est fournie.

9. Porter plainte

Les individus peuvent déposer une plainte confidentielle auprès du responsable de la protection des renseignements personnels (info@kolabor.ca) ou auprès de la CAI. Les plaintes doivent inclure le nom, les coordonnées, l’objet et les motifs, avec suffisamment de détails pour permettre une évaluation appropriée. Le responsable mènera l’enquête et apportera les correctifs nécessaires.

10. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Les Bâtiments Kolabor.

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Les Bâtiments Kolabor
329, chemin industriel, unité 5
Gatineau, Québec J8R 0C6
Téléphone : 819 663-4764
Télécopieur : 819 663-4704